Tarefas – Basta anotar?

A literatura da produtividade é vasta em conteúdo, mas às vezes escassa em resultados. No que diz respeito às tarefas, lemos que é preciso “anotar o que se vai fazer”. Mas isso é suficiente?

Li recentemente que, em uma pesquisa realizada, dois grupos de estudantes de uma faculdade receberam uma correspondência pedindo doações de roupas usadas. A diferença entre os grupos é que, em uma das cartas, havia a indicação detalhada de como, onde e em que horário as doações poderiam ser feitas. No segundo grupo, apenas o pedido, com um número de telefone para os interessados. Adivinhe o que aconteceu? O primeiro grupo doou 80% mais roupas do que o segundo.

Mas Fernando, o que isso tem a ver com tarefas? Ah, aqui vamos (prenda a respiração): não basta anotar as tarefas para que elas sejam concluídas.

Chocante, eu sei, mas é a realidade.

Uma das dicas mais interessantes que já li em termos de produtividade refere-se à forma, não ao conteúdo das anotações.

O autor (que infelizmente não me lembro quem era) dizia que, quanto mais detalhadas forem as instruções, maior a probabilidade de que você as siga adequadamente.

Assim, as instruções “terminar o trabalho”, “limpar a casa” e “estudar Direito Constitucional” não são suficientes. É preciso mais.

(A essa altura, não me entenda mal. Anotar o que vai ser feito é fundamental para a eficiência e para a produtividade – mas a probabilidade de realização da tarefa aumenta com o seu grau de detalhamento).

Então, se temos como tarefa “Terminar o trabalho”, isso poderia ser detalhado em:

1. Ligar para o Carlos e coletar os últimos detalhes do relatório
2. Imprimir a capa do documento
3. Terminar a formatação (fontes, espaçamento e margens)
4. Conferir os dados – revisar texto
5. Cobrar os últimos detalhes do Carlos (é um procrastinador)
6. Imprimir o trabalho
7. Checar custo da encadernação
8. Encadernar o trabalho
9. Agendar entrega
10. Entregar

No segundo exemplo, “limpar a casa” pode ser uma coisa extremamente cansativa, inclusive de se pensar. Quando pensamos em atividades menores, entretanto, tudo fica mais fácil:

1. Recolher roupas sujas – colocá-las no cesto
2. Passar o rodo no chão
3. Aspirar
4. Arrumar as mesas
5. Lavar louças
6. Guardar louças
7. Colocar roupas para lavar
8. Tirar o pó dos móveis

A coisa, claro, vai melhorando.

Em relação ao estudo, que é uma das partes mais interessantes, quanto mais detalhadas forem as tarefas, melhor, inclusive para poder antecipar algumas delas (caso você seja um estudante responsável que se organiza no início da semana). Estudar Direito Constitucional pode virar:

1. Analisar edital (anterior ou atual)
2. Separar tópicos do edital
3. Separar livros e cadernos (ou computador) para o estudo
4. Escolher tópicos a serem estudados na semana
5. Coletar exercícios a serem resolvidos
6. Arrumar espaço de estudos (deixar tudo a postos – lápis, canetas, materiais)
7. Desligar celular
8. Dar uma última conferida no facebook
9. Fechar o facebook
10. Resistir ao impulso de abrir o facebook
11. Desistir
12. Abrir o facebook
13. Fechar o facebook
14. Estudar tópico 1. (ler, exercitar e revisar)

Brincadeiras à parte, é uma atividade bem simples que talvez exija um pouco de esforço no início. O benefício, entretanto, é enorme – cada pequena tarefa cumprida dá um ar de alívio e uma sensação de que o trabalho está andando. Enquanto “Terminar o trabalho” é uma coisa só (que corre o risco de nunca ser finalizada) pequenas tarefas são mais fáceis de serem resolvidas.

Em relação a tarefas, sugiro que você dê uma olhada no site www.asana.com – é um software específico para tarefas. Foi, inclusive, criado por um dos fundadores do Facebook (que contradição). Ele é em inglês e é bem simples de ser utilizado. Vale a pena conferir.

Boas tarefas!