Usando o Evernote para organizar seus estudos para concursos

Sou um grande fã de organização.

Não só porque ela me parece importante, mas porque boa parte do diferencial que vemos nos candidatos aprovados passa pela forma como eles se prepararam para os estudos.

Procure casos de sucesso e você terá exemplos de formas de organização muito bacanas – e cada um com sua própria rotina e método.

Minha ideia hoje é te dar uma palhinha do que seria um novo projeto de vida – quero ajudar você a ser uma pessoa um pouco mais organizada e mais produtiva.

E, naquele compromisso que fizemos muito tempo atrás, meu objetivo não é que isso melhore só os seus estudos, mas sua vida como um todo. O que você vai aprender aqui pode ser ampliado e adaptado para todas as esferas de sua vida que necessitem de organização, ou seja, trabalho, família, esportes, saúde, finanças, etc.

Nota: é importante ressaltar que uma ferramenta não te faz mais produtivo. É o uso constante, repetido e evolutivo dessa ferramenta que te transforma em uma pessoa mais produtiva e organizada. Pode parecer óbvio para algumas pessoas, mas simplesmente ter um programa instalado sem utilizá-lo não vai fazer muito por você.

Nota 2: embora eu talvez faça isso bem – porque acredito na utilidade, não ganho nada com a divulgação do programa, a não ser minha satisfação em saber que você estará mais perto da realização dos seus sonhos.

Nota 3: o evernote não é a panaceia nem a resposta final a todos os seus problemas (mas está perto disso). Nunca chegaremos a um método ideal, mas esse se aproxima bastante do que julgo ser a necessidade da maioria de nós, mortais.

Nota 4: trabalharemos aqui principalmente com a versão Windows do aplicativo, mas as funcionalidades existem em quase todas as versões disponíveis.

No meu primeiro livro, falei brevemente sobre o programa, mas a intenção agora é que possamos nos aprofundar nas vantagens e no fluxo de trabalho sugerido para você.

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Por que o Evernote?

Em algum momento do passado, minha mesa parecia isto:

Lembro-me da época de cursinho pré-vestibular em Brasília, nos saudosos anos 2000, quando eu tinha apostilas, provas impressas, rascunhos, cadernos, fichários e uma quantidade de papel que me faz arrepiar só de pensar.

Ao longo dos anos, fui procurando alguma ferramenta digital que pudesse substituir a massa de papeis que se forma na vida de todos nós. Muitas tentativas foram feitas, mas com poucos resultados.

Algumas delas me custaram documentos importantes – porque não eram muito estáveis, porque não tinham um sistema claro de organização, porque eram difícil de usar e acabaram sendo abandonadas. E perdi vários e vários documentos desde então.

Mas daí surgiu o Evernote.

E quais são as vantagens dele? Bom, de cabeça, posso citar o seguinte:

• Uma versão gratuita completa o suficiente para ser usada pela maioria de nós;
• Amplitude de plataformas (você pode usá-lo na web, em windows e em Macs, em tablets android e apple e em celulares)
• Quantidade de recursos disponíveis – principalmente quando falamos sobre um aplicativo, é importante que você tenha a quem recorrer se precisar de informações. E o Evernote, por ser um software maduro, tem uma grande comunidade preocupada em resolver as questões e dúvidas mais comuns dos usuários.
• Velocidade na recuperação das informações – mais do que ter as informações, é importante que você possa acessá-las quando necessário. Antigamente, eu tinha arquivos em vários locais: pendrives, armazenamento em nuvem, computador pessoal. Hoje, as informações importantes podem ser todas ser agregadas em um único local.
• Acesso a todo tipo de arquivo – No evernote, você pode colocar arquivos em PDF, áudio, imagens, texto, word, excel, powerpoint, etc, etc, etc. Se você curte programação, pode anexar suas linhas de código (python, ruby, html) e ter tudo sempre à disposição para consultas, edição e compartilhamento.
• Cronologia – vamos aprofundar um pouco mais essa questão em breve, mas uma parte importante dos seus estudos é saber como você está evoluindo e como as coisas têm caminhado. Com o evernote, é fácil fazer isso.

Quais as vantagens de se usar um sistema eletrônico?

Pergunte-me 10 vezes se prefiro um sistema eletrônico ou em papel, e em 9 delas eu vou responder que prefiro o eletrônico (na 10ª, provavelmente vou estar em algum lugar sem internet, quando será mais conveniente – embora doloroso – usar papel e caneta (fique tenso só de pensar)).

Pode ser que você prefira os sistemas “tradicionais”: cadernos, fichários, e toda aquela massa que citei alguns parágrafos atrás. Respeito isso. Desde que esteja te atendendo, desde que você não se perca, desde que você sempre tenha as informações necessárias à mão.

Se não for o caso, está na hora de se repensar a estrutura.

Se formos pensar objetivamente, são razões que poderiam te estimular a adotar um outro padrão de arquivamento:

• Disponibilidade: em qualquer lugar onde você tenha internet, você terá acesso a seus documentos – ou mesmo sem ela, caso tenha um tablet ou celular próprio à disposição.
• Organização: é muito fácil perder algo em um sistema linear de organização de páginas. Se você tem um caderno, isso é ainda mais grave do que em um fichário – às vezes, uma informação importante fica ali perdida, quieta, sem atingir todo o seu potencial.
• Compartilhamento: já vi e ouvi isso acontecer algumas vezes – você está na aula, e o colega que chegou atrasado ou não pegou as primeiras aulas solta aquela fatídica “me empresta seu caderno pra eu copiar? Trago amanhã”. Sou partidário da solidariedade entre colegas. Se você usa ferramentas eletrônicas, pode simplesmente encaminhar o conteúdo por email naquele momento, sem estresse e sem comprometer seu próprio fluxo de trabalho, deixando de ter acesso ao seu próprio caderno (para revisões ou consultas eventuais). E se é você a chegar atrasado para a aula, basta usar a opção de Capturar documento do próprio aplicativo do evernote para já registrar aquela aula imediatamente, sem a necessidade de privar o colega de seu próprio material

 

TAREFA – Acesse www.evernote.com e baixe o programa para o seu computador. Instale-o também no seu tablet e no seu smartphone (app store ou google play) para que suas notas estejam sempre acessíveis.

 

Ideias para organização dos estudos

Mas tudo isso que falamos é meio estéril e genérico. E como fazer com os estudos?

Bom, aqui vou usar algumas funções que são bastante comuns no Evernote (daqui por diante, EN). Caso você nunca o tenha usado, sugiro que veja pelo menos estes curtos vídeos que tratam da ferramenta. Nada de mágico ou de complexo, apenas uma breve introdução oficial da empresa.

Vou te dar alguns minutos para que você possa vê-los.

Feito?

Tags e cadernos

A essência da organização do EN constitui-se da utilização de cadernos e de tags (etiquetas).

A primeira forma que a maioria das pessoas encontra é a utilização de cadernos, e foi assim que comecei também. Mas, com o tempo, algumas falhas essenciais nesse método começam a surgir, e com elas a necessidade de se repensar a estrutura.

O caderno nada mais é do que uma distribuição física do conteúdo. Você cria um espaço, uma espécie de contêiner para suas notas.

As tags, por outro lado, são metadados – não há atributos físicos, não há uma alocação física da nota – você só a marca com o assunto pertinente.

Para que você entenda a diferença entre eles, imagine um exemplo simples:

Digamos que você resolve organizar suas finanças pessoais usando o EN.

Você, então, cria um novo caderno, chamado “Finanças” e passa a colocar os comprovantes de pagamento, contracheques, extratos e contas diversos, casa um em uma nota, nesse caderno.

Digamos que você não use tags ainda.

Mas dai surge o primeiro problema: se você quiser acompanhar a evolução da sua renda e, para isso, quiser ver todos os seus contracheques sequência, como faz para separá-los?

Bom, de você teve o cuidado de separá-los por nome, basta digitar “contracheque” (ou o nome que você utilizou) e todas as suas notas contendo esse termo magicamente aparecerão.

O problema é que tudo que tiver escrito contracheque vai surgir também (artigos, referências, notas-sumário, cartas), e isso tende a se tornar um fardo com o tempo.

E, se sua pesquisa for recorrente, você vai acabar querendo criar um caderno para os contracheques, outro para os comprovantes de pagamento, outro para os extratos, outro para as faturas do cartão de crédito… E logo você está com um centena (literalmente) de cadernos, e a busca em vez de ficar mais fácil acaba ficando mais difícil – e desorganizada.

Surge a “Cadernite” – mania de criar cadernos.

Além disso, cada nota somente pode pertencer a um caderno. Mas… e se você quiser que seu holerite pertença aos cadernos “Patrimônio”, “Receitas financeiras”, “Contracheques” e “Documentos pessoais”?

Esses são problemas com os quais você vai se deparar ao longo dos dias.

Minha sugestão, então, é que você crie um caderno chamado “Timeline” (linha do tempo) e configure-o como seu caderno principal.

Para criar o caderno, basta acessar seu menu e clicar em Novo Caderno (minha versão está em inglês, mas a lógica é a mesma)

Para configurar um caderno como seu caderno principal, basta clicar com o botão direito sobre o caderno criado. No menu, escolha “Propriedades”. Na nova janela, clique em “Fazer deste meu caderno padrão” (ou algo do tipo)

Isso vai fazer que todas as suas novas notas sejam criadas neste caderno. A partir daí, seu trabalho é usar etiquetas para TODAS as novas notas que forem criadas, a fim de organizá-las adequadamente.

Para atribuir etiquetas, também é muito fácil, e você tem duas opções principais:

A primeira, é clicar na nota que você criou e, na parte superior da nota, clicar em “Adicionar etiqueta”. Você pode usar uma etiqueta já existente ou mesmo adicionar uma nova.

Essa forma, claro, funciona, mas a partir do momento em que você começa a ficar fera na atribuição de etiquetas, esse sistema começa a ficar um pouco lento.

A sugestão que te dou, quando você sentir que precisa de uma forma mais rápida, é clicar sobre a nota e usar o atalho Ctrl+Shift+T, ou menu Nota -> Etiquetas.

O EN vai abrir uma nova janela, onde você poderá ver as etiquetas que você já tem ou adicionar novas.

A rigor, a função das etiquetas é muito semelhante à função dos cadernos: classificar suas notas para que elas sejam facilmente localizadas. Entretanto, como dito, você pode atribuir a uma mesma nota várias etiquetas, o que daria a elas uma presença mais ampla e a possibilidade de pertencer a diferentes grupos de classificação.

Como isso te ajuda?

Pode ser que, para o concurso para o qual você está estudando, você adquira um pacote de aulas em PDF.

Se nós estamos bem antenados, você provavelmente está estudando para uma área específica, ou seja, esses PDFs não são descartáveis; provavelmente serão usados em outras oportunidades.

Se você tem um sistema de organização por cadernos, vai colocar esses PDFs no seu caderno do concurso atual. Mas e no próximo concurso? Vai ter que mover todas as notas para um novo caderno, porque mudou a prova?

Mas a partir do momento em que você organiza essas aulas por tags, pode atribuir uma tag da disciplina “RL – Raciocínio Lógico”, uma tag do concurso “Câmara dos Deputados 2014”, uma tag da empresa “Ponto dos Concursos” e uma tag relacionada à conclusão “Pendente” ou “Concluída”. Assim, no dia que você precisar procurar todas as aulas de RL do Ponto que estão pendentes, basta classificar a busca pelas tags e voilá! cá estarão.

Simples?

 

TAREFA – Abra seu evernote, crie um caderno Timeline (ou outro nome que te agrade), configure-o como seu caderno principal e crie algumas tags que vão te ajudar.

 

A organização dos concursos

Agora que nós já temos uma noção primitiva de organização por tags, podemos começar a aplicar isso à nossa realidade.

Ao longo de um estudo para concursos, pode ser que você se depare com uma grande massa de informações, documentos e itens de que precisa para manter uma organização mínima que exige uma prova.

O que vou sugerir aqui é o próprio fluxo de trabalho que usei durante muito tempo (embora tenha alterado nos últimos tempos por razões diversas, essa forma continua sendo válida e extremamente eficaz).

a. Boatos

A primeira parte do Ciclo de Vida dos Concursos (termo que vou desenvolver a fundo em outro artigo) trata exatamente dos boatos. Eles precedem a autorização e às vezes partem de fontes razoavelmente confiáveis, com algum índice de acerto – normalmente profissionais que têm ligação com o governo ou fontes bem informadas.

Quando dar atenção aos boatos é algo que você desenvolve com o tempo, ao longo de sua carreira de concursando. Mas você pode agregá-los usando o evernote web clipper e os próprios cadernos que usa.

Fernando, mas o que é o Webclipper?

Uma boa alternativa para capturar informações da internet é usar a extensão do Evernote chamada WebClipper.

Se você nunca usou extensões, ela são espécies de “programinhas” que você adiciona ao seu navegador para poder utilizar mais recursos. Tenho certeza de que há disponibilidade tanto para o Google chrome quanto para o Mozilla Firefox, mas acredito que exista também para o internet explorer.

Em geral, é possível instalar a extensão mesmo em computadores corporativos. Então, se você está trabalhando compenetradamente e encontra uma informação interessante, pode adicioná-la ao seu evernote diretamente do navegador usando essa ferramenta.

Você pode encontrar a extensão neste endereço.

 

TAREFA – Instalar a extensão evernote WebClipper no seu navegador para coletar informações da internet. Assista aos vídeos que serão disponibilizados após a instalação no seu computador.

 

Nota: usuários de iPads: depois de muito navegar, encontrei um aplicativo que tem o webclipper embutido: chama-se Dolphin e você pode encontrá-lo na App Store. É gratuito e você continua recolhendo informações mesmo sem o computador.

 

Exemplo de notícia a ser guardada:

Esses boatos, conforme vão se acumulando, indicam a realização de fato da prova, e te mostram se ela está mais ou menos próxima.

b. Autorização e provas anteriores

Muitas vezes, sou perguntado: “Fernando, como faço para descobrir quais concursos vão sair?” Bom, as primeiras pistas são os boatos. A segunda é a autorização. No executivo federal, por exemplo, embora alguns concursos sejam divulgados logo após a autorização, outros demoram até 6 meses para lançar o edital (período máximo dado pelo ministério do planejamento para o início das atividades).

Após os boatos, se fundados, o próximo passo é que o concurso seja autorizado.

Assim, uma vez que existe a autorização, você pode registrá-la e ter pelo menos uma ideia de quais cargos serão providos.

Se você nunca acessou o Diário Oficial, este é um bom momento para isso. O endereço é o http://portal.in.gov.br/. (A título de curiosidade, o Ministério do Planejamento disponibiliza, em seu site, uma lista bastante atualizada dos concursos do Executivo. Vale a pena favoritar no navegador e acompanhar – Autorizações de Concursos MP)

Uma página do Diário Oficial se parece com a imagem abaixo:

E lá no meio, já marcada, temos a autorização para o concurso de agente da Polícia Federal – com o seguinte teor:

Repare que a autorização traz o cargo e a quantidade de vagas a serem providas, bem como outras informações padronizadas (necessidade de adequação à LOA e à LDO, etc.).

Mas Fernando, o que faço com a autorização?

Em um mundo ideal, você deveria estar se preparando antes disso. Mas, caso não tenha acontecido, a autorização é sua luz vermelha, a confirmação de que vai acontecer a prova (salvo catástrofe concursística) e sua premente necessidade de se preparar com a maior qualidade possível a partir de então.

Esse documento é importante, portanto você já pode gravá-lo. Use o WebClipper ou salve o documento no seu EN.

b1. Provas anteriores

Com a autorização em mãos, você já sabe que a prova tem grandes chances de acontecer, mas não sabe quais são os conteúdos.

Minha sugestão é que você busque as provas anteriores (se existirem) e baseie-se nelas.

Para organizar seus estudos, você vai usar exatamente a mesma estrutura de uma prova “de verdade”. Basta seguir os passos seguintes deste artigo.

c. Edital lançado – Organização administrativa

A partir do momento do lançamento do edital, nós temos uma série de atividades que precisam ser feitas.

Não vou me aprofundar muito aqui, até porque a finalidade deste artigo não é ser um curso completo, mas apenas apresentar as possibilidades, que são muitas.

São minha sugestões para quando o edital for lançado:

1. Criar uma nota para o edital (com as tags “[Nome do concurso]”, “Edital” – sem aspas, claro)
2. Em uma nova nota, separar os conteúdos do edital em tópicos. Cada item deve estar, preferencialmente, em uma linha, até para que você possa marcar aqueles que já foram concluídos. Aglomere-os se for estudá-los em bloco. Exemplo:
3. 
4. Separar suas aulas em PDF, uma em cada nota, para referência futura, com as tags correspondentes
5. Separar as informações essenciais do concurso em uma análise do edital, para que seja possível uma rápida visualização.
6. Acumular todas as informações encontradas sobre o concurso (notícias, boatos, redes sociais, fóruns) com a tag correspondente ao concurso.

C1. A nota-sumário

Com o passar do tempo, você vai ver que mesmo uma vida organizada pode ser melhorada.

Uma grande utilidade do EN é a possibilidade de uso de links de notas.

Isso funciona da seguinte forma: no seu caderno, você vai ter uma série de notas acumuladas. Você pode capturar um link interno dessa nota para que seja possível acessá-la diretamente de uma outra nota, que serve como sumário ou organização do concurso.

E isso é de uma utilidade enorme, e quase me fez chorar da primeira vez que usei.

Digamos que você crie uma nota para organizar tudo em relação ao concurso: Editais, livros a adquirir, aulas já concluídas, etc.

Mas como organizar tudo isso? Deve haver uma forma, e claro que há.

O primeiro passo é criar o que chamo de uma nota-sumário. Nela, coloque todas as categorias que você pretende preencher.

A partir daí, nas informações que você já coletou, basta clicar com o botão direito sobre a note cujo link você pretende extrair e clicar em “Copiar link de nota”.

Depois, é só colar esse link (ctrl+V) no local desejado. Repita com todas as notas que já foram criadas.

Se você estiver usando a versão instalada no computador, repare que, ao contrário dos links externos (que te direcionam para páginas na internet), os links internos do EN apresentam-se em verde. Essa é uma forma de você saber imediatamente se o link é interno ou externo. Bom trabalho, Evernote.

 

TAREFA – Organize agora a estrutura geral de sua nota-sumário. Não precisa adicionar os links imediatamente. Separe apenas as informações que você pretende preencher em breve.

 

d. Organização de aulas

Da mesma forma que a organização geral do concurso, sua organização de aulas deve seguir os princípios que te atendam, com a sugestão inicial de que você as organize por meio de tags.

Uma vez agregadas ao programa, você pode criar uma nota só para a organização das aulas, com uma tabela informando se a aula está finalizada ou pendente, quantos exercícios tem, se deve ser revisada ou não, e qualquer informação que te auxilie. E, claro, links internos para essas notas.

e. Organização de horários

Sempre digo aos meus alunos e clientes que mantenham um registro daquilo que estão fazendo no concurso.

Parte desse registro é de horários, no Toggl (falei sobre ele neste artigo), mas lembrando que o Toggl somente registra aquilo que você o manda registrar. Para saber o que registrar, é necessário que você crie seu quadro horário ou seu ciclo de estudos.

Mas sabemos que essa definição é dinâmica, ou seja, ela se altera com o passar do tempo. Mas como saber de onde você veio? E como saber quanto tempo você precisou até evoluir, diminuir ou aumentar o tempo dedicado a cada disciplina?

Para isso, criamos uma nota para cada ciclo de estudos ou quadro horário criado para um concurso. Assim, você sabe de onde veio e para onde está indo.

f. Organização de desempenho

Saber como está seu desempenho não é uma opção – é uma necessidade.

Desempenho inclui não só o atendimento aos horários estabelecidos (como visto no item anterior), como também o resultado que você vem obtendo nos exercícios.

Minha sugestão inicial é que você crie uma nota só para saber como vai sua resolução de exercícios. Cada resolução deve ser acompanhada do registro detalhado de como foi o processo, a data da resolução, o tempo que você levou e, mais importante, o resultado que você obteve. Veja o exemplo:

Isso, claro, vai ser uma de suas grandes ferramentas na hora de reanalisar os itens mais problemáticos. Você pode saber exatamente onde está errando e o que tem de estudar mais. E isso, por si só, deve ser razão suficiente para acompanhar a forma como tem se desenvolvido.

O uso dos atalhos

O Evernote tem uma opção de atalhos. Atalhos nada mais são do que notas, tags ou cadernos que você escolhe ter acesso rápido pelo painel principal de seu aplicativo.

Você pode acrescentar quantos atalhos quiser e sempre que precisar de rápido acesso a uma dessas categorias, basta clicar sobre o link no painel para o acesso rápido.

Não economize nos links. Se você se encontrar buscando diversas vezes a mesma nota (como, por exemplo, seu registro de exercícios, que você vai acessar praticamente de forma diária), acrescente-a aos seus atalhos. Da mesma forma, com sua nota-sumário do concurso, que vai ser bastante utilizada.

Resumo

O Evernote é uma excelente ferramenta para sua organização, e pertence à categoria “Quanto mais uso, mais uso”.

Serve para armazenar todo tipo de informação e te auxiliar na organização de toda a sua vida: finanças, vida pessoal, saúde, trabalho, tudo que inclua papeis e notas e informações esparsas pode ser acumulado aqui.

O uso eficaz leva algum tempo, mas quanto mais você se dedicar a isso, mais fácil fica encontrar uma maneira produtiva e que te agrade de conciliar a tecnologia com os estudos.

Minha diretriz geral é: na dúvida, guarde no evernote.

Notas são de graça, então você pode criar quantas quiser. E mesmo a versão gratuita atende a maioria de nossos anseios (embora eu pague feliz pela versão premium todos os anos).

As sugestões que dou aqui não são, claro, a única forma de se usar o software, mas são uma forma que tem funcionado para mim e tem me ajudado bastante a organizar não só os estudos para concursos, mas as finanças, a parte administrativa e criativa do blog, finanças, saúde, cachorros, etc.

A título de exemplo, hoje adiciono algumas fotos dos cachorros ao programa, e se preciso encontrá-las, basta triar pelas tags.

Da mesma forma, você pode fazer com qualquer informação que queira encontrar, uma vez que a tenha adicionado ao programa e classificado com as tags respectivas.

Há muito a percorrer nessa jornada, e os conceitos mais simples dariam um ebook por si só. Mas as informações aqui são o que você precisa para começar.

Um passo de cada vez, e você está cada vez mais perto de sua aprovação.

Links

• Site do Evernote
• Guia do Evernote para introdução ao software (legendado em português)
• Evernote Essentials (U$ 12.99 – em inglês)
• Diário Oficial da União – Imprensa nacional
• Site do Ministério do Planejamento – autorizações de concursos do Executivo Federal (PDF)

Conclusão

Este é um longo artigo, mas vale a pena por conta da importância que ele tem em relação aos estudos.

Passei muito tempo pelejando antes de começar a usar o aplicativo de verdade. Mas, uma vez que comecei, acho praticamente impossível parar – por toda a comodidade que ele traz.

E você? Vai usar? Deixe suas primeiras impressões nos comentários. Vamos descobrir o que você pensa disso tudo.

Abraço e sucesso,